GoBD – Vorsicht bei Excel-Rechnungen!

Eine Rechnung wird in Excel geschrieben, dann in eine pdf-Datei umgewandelt, per Mail verschickt und dann auf dem Computer gespeichert. Das ist gängige Praxis in vielen Büros, aber nicht mehr erlaubt.

Was jahrelang gang und gäbe war, macht nun Probleme. Denn die Inhalte einer in Excel erstellten Rechnung können nachträglich leicht verändert werden. Und das ist nicht mit den GoBD zu vereinbaren. Hierbei handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie schreiben die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass alle steuerrelevanten Belege (z.B. Rechnungen, Angebote und Lieferscheine) so aufbewahrt werden müssen, dass sie unveränderbar sind bzw. die Veränderungen nachvollzogen werden können.

Im Klartext: Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Es sei denn, die Veränderungen werden dokumentiert, damit der Betriebsprüfer sie erkennen kann.

Papierbelege + elektronische Belege – feine und wichtige Unterschiede
Nicht betroffen sind Papierbelege. Papierbelege werden mit der Hand erstellt. Aber auch eine Rechnung, die in Excel erstellt wurde, gilt als Papierbeleg – vorausgesetzt, die Datei wird nach dem Ausdrucken nicht gespeichert. Nutzt man eine Dokumentenvorlage, muss diese immer wieder überschrieben werden.

Sobald eine in Excel erstellte Rechnung gespeichert wird, wird sie automatisch zu einem elektronischen Beleg. Ausdrucken und Abheften ist hier nicht erlaubt!

Der Beleg muss revisionssicher aufbewahrt und archiviert werden. Dabei gelten in punkto Revisionssicherheit folgende Vorschriften: Der Vorgang muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein, vollständig und richtig, zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar. So steht es in den Grundsätzen.

Bitte beachten: Für die Praxis bedeutet das:
Es reicht nicht aus, die Datei in einem normalen Dateimanager (etwa dem Windows-Explorer) zu speichern. Wer sichergehen will, kommt um eine spezielle Software nicht herum. Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) sorgt dafür, dass alle Grundsätze erfüllt werden. Diese Systeme zeichnen zum Beispiel auf, wenn nachträglich Unterlagen verändert werden.

Einige DMS haben ein eigenes Rechnungsprogramm an Bord. Sie kommen aber auch damit zurecht, wenn Exceldateien eingespeist werden. Denn jede Datei bekommt einen elektronischen „Stempel“, so dass sie nicht verloren geht und jede Änderung im Hintergrund protokolliert wird. Der Stempel zeigt die Echtheit eines Dokuments. Es ist möglich, eine Datei im System zu stornieren. Sie bleibt aber sichtbar und kann nicht „spurlos“ gelöscht werden wie etwa im Windows-Explorer.

Was passiert, wenn ich die GoBD ignoriere?
Wer sich nicht an die GoBD-Richtlinien hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Das ist unangenehm und kann teuer werden.

Excel ist aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Für die elektronische Buchführung ist das Programm allerdings nicht geeignet. Es sei denn, Sie wollen und werden weiterhin mit Papierbelegen arbeiten.