Die besten Ideen für´s Agrarbüro

Das Jubiläum „20 Jahre AgrarBüromanagerin“ nahmen wir zum Anlass für einen Wettbewerb „Die beste Idee für´s Agrarbüro“. Die Ideenspeicher wurden angeworfen, die Einsendungen waren vielseitig - viele Agrarbüros in Niedersachsen sind professionell eingerichtet.

Doppelt hält besser!
„Ich freue mich jeden Tag über meinen zweiten Bildschirm. Eine super Arbeitserleichterung, einfach genial“, so der O-Ton einer Einsenderin. Klares Plus: Man kann parallel zwei Anwendungen geöffnet haben, z.B. gleichzeitig eine digitale Rechnung und das Buchführungsprogramm. Das spart bis zu 35 Prozent Arbeitszeit ein. Zusätzlich empfehlenswert: Eine externe Webcam. Damit kommt man in Videokonferenzen besser an.

Eine tolle Chance: Richten Sie Ihr Büro ein.
„Von dunkel, kalt und unkomfortabel hin zu hell, geräumig und komfortabel“, bringt es eine Einsenderin auf dem Punkt. Das Ergebnis: Deutlich mehr Stauraum und eine bessere Beleuchtung. Ebenfalls eine gute Idee: Ein Flipchart im Büro, um Ergebnisse direkt sichtbar festzuhalten.

Alles neu im Agrarbüro? Das muss nicht sein, oft sind es Kleinigkeiten, die für das Wohlfühlen sorgen. Dazu tragen auch Farben, Fußboden, Heizung, Musik und Pflanzen bei. Ideal ist ein Besprechungstisch für Mitarbeiter, Berater, Geschäftspartner und Kunden.

Kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft, sie sorgen auch für mehr Spaß und Motivation! Ein Wohlfühlduft, ein klammerloser Hefter, ein stabiler Locher mit Anschlagschiene, ein Headset, eine Dockingstation, ein vernünftiger Kugelschreiber, eine Kaffeemaschine, ein Büroschild…

Ordnung basiert auf einer Entscheidung.
Die digitale Buchführung geht deutlich schneller, wenn man die gescannten Papiere in beschrifteten Aufbewahrungskästen unterbringt. Was sorgt noch für Ordnung? Einteilungen in Schubläden, Trennstege, Schrägablagen in Schubkästen in Rollcontainern, Stehsammler für Zeitschriften, Stifte-Butler, Kabelbinder oder – schlauch.

Farbige Ordner und aussagekräftige Beschriftungen sind das A und O im Aktenschrank und spiegeln die digitale Ablage wieder. Ein Plus: Man kann jederzeit jemanden beauftragen, einen Ordner herauszusuchen, und man sieht sofort, wenn einer fehlt. Ein Aktenplan legt fest, welche Dokumente wo abgelegt werden, egal ob in Papierform oder digital. Erarbeiten Sie den Aktenplan mit allen, die im Agrarbüro tätig sind.

Ausschalten. Einschalten. Geht wieder.
Wer am PC nicht mehr weiter weiß, sollte die rechte Maustaste kennen. Wird sie geklickt, öffnet sich ein Kontextmenü. Klickt man etwa auf ein Bild, hat das Menü einen Bezug zum Bild. Einfach ausprobieren, und schon tun sich ganz viele Möglichkeiten auf.

Ebenfalls ein Patentrezept, wenn es mal hakt: Ausschalten. Einschalten. Geht wieder, kurz: AEG. Das bewährt sich auch im Webseminar.

Schlüsselerlebnisse!
Geben Sie allen Schlüsseln am Schlüsselbrett ein Zuhause. Jeder Haken und jeder Schlüssel sind beschriftet und haben so einen festen Platz. Ein Beschriftungsgerät hilft. Das Gerät kann noch mehr: Mit den selbstklebenden Etiketten lassen sich auch Schalter, Ordnungseinrichtungen und notfalls Ordner beschriften.

Der Scanner – die beste Anschaffung ever.
Jedes Dokument innerhalb einer Minute zu finden ist für viele ein Traum. Ein digitales Archiv hilft dabei. Dabei unverzichtbar ist ein Scanner. „Die Anschaffung hat sich richtig gelohnt. Alles geht damit schneller, und die jahrelang gezüchteten Aktenberge sind jetzt vom Schreibtisch verbannt“, so die Einsenderin.

Auch damit möglich: Post to go! Die Tagespost scannen, der Betriebsleiter/die Betriebsleiterin kann sie auf dem Smartphone überall lesen, egal ob auf dem Sofa oder Schlepper.

Stempeln Sie schon?
Papiere superschnell finden, wenn es darauf ankommt. Dazu trägt ein Paginierstempel in Zusammenarbeit mit dem Scanner bei. „Meine besten Mitarbeiter! Ein unschlagbares Team“, ist eine Einsenderin voll des Lobes für das Duo Scanner und Paginierstempel.

Überhaupt sind Stempel hilfreich, etwa ein Datumsstempel. Damit verpassen Sie ihrer Post schnell das Eingangsdatum.

Der Papierchaos-Beseitiger
Zwei unterschiedlich farbige Wiedervorlagemappen erleichtern die Arbeit. Im Einen sind Unterlagen für den Steuerberater, im Anderen lagert die vorsortierte Eingangspost.

Auch bei den E-Mails gibt es eine Wiedervorlage, z.B. in Outlook. Das erleichtert es, wichtige Fristen nicht zu verpassen.

Die beste Investition ist Weiterbildung.
„Meine beste Idee war, den Kurs AgrarBüromanagerin zu besuchen“, so eine Teilnehmerin aus einem Kurs in Hannover. Auch lange Fahrtzeiten lohnen sich, denn jedes Mal nahm sie viele Tipps mit. Persönliche und betriebliche Weiterbildung wirken sich in jeder Hinsicht positiv aus. Informieren Sie sich hier über unsere Angebote rund ums Agrarbüro. 

Übrigens: Die Kosten Ihre Weiterbildungen können Sie komplett von der Steuer absetzen.

Herzlichen Glückwunsch: Sie haben gewonnen!
Aus allen Einsendungen wurden drei glückliche Gewinnerinnen gelost. Die Hauptpreise gehen an Melanie de Boer aus Riede (Papierchaos-Beseitiger), Sonja Höpken aus dem Wangerland (Meine besten Mitarbeiter: Scanner und Paginierstempel) und Ursel Hauschild aus Deinste (Schlüsselbrett). Sie freuen sich über einen dicken Weiterbildungsgutschein der Landwirtschaftskammer und ein regionales Genusspaket.

Kalender: Die beste Idee fürs Agrarbüro
Was passiert nun mit den guten Ideen? Sie verlaufen nicht im Sand, sondern sind in einem Kalender festgehalten. So bleiben sie erhalten, ziehen weitere Kreise und halten Einzug in andere Agrarbüros. Holen Sie sich Inspiration und lassen sich motivieren. Interesse? Dann melden Sie sich unter agrarbuero@lwk-niedersachsen.de.