Es kann so einfach sein, es einfacher zu machen!

Kennen Sie das? Über die großzügige Ausstattung des neuen Schleppers wird viel diskutiert, der Drucker im Büro muss möglichst günstig sein. Dabei ist das Büro die wichtigste Schaltzentrale des Betriebes. Es lohnt sich, ihr Aufmerksamkeit zu schenken und genauer hinzusehen. Einen breiten Themenüberblick zum Agrarbüro gab es bei dem zweitägigen Seminar „Startschuss | Agrarbüro | digital“ an der Bezirksstelle Uelzen.

Oft hilft es, an wenigen Stellschrauben zu drehen, um einen besseren Ablauf zu bekommen.
Zu einem gut funktionierenden Büro gehört eine professionelle Software genauso wie eine ergonomische Ausstattung. Ein zweiter Monitor ist Pflicht, er macht das Arbeiten schneller und einfacher. Ebenfalls unverzichtbar ist die Datensicherung. „Wer nicht sichert, handelt grob fahrlässig“, bringt es die Referentin Anne Dirking auf den Punkt. Einen Mehrwert bringt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Unterlagen rechtskonform speichert. Außerdem kümmert es sich um die Verfahrensdokumentation und Datensicherung.  

Einige Anregungen und Tipps aus der Praxis:

• Ein digitaler Kalender erleichtert die Teamarbeit und spart Zeit.
• OneNote lässt die Zettelwirtschaft verschwinden.
• Scan-Apps auf dem Smartphone digitalisieren zeitnah außerhalb des Büros z.B. Belege direkt nach dem Tanken.
• Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain ist keine Pflicht, macht aber einen professionellen Eindruck. Wichtig hierbei: Der Server sollte in Deutschland stehen, dann stimmt der Datenschutz.
• Eine E-Mail-Adresse ausschließlich für Rechnungen bündelt sie, sie gehen nicht in der Flut an E-Mails unter.

Fazit: Landwirte und Landwirtinnen sind keine ausgebildeten Bürokaufleute, und die wenigsten gehen gerne ins Büro.
„Dabei kann es so einfach sein, es einfacher zu machen“, staunt ein Teilnehmer aus der Region Hildesheim. Herausfordernd ist die Zweigleisigkeit. Einerseits wird vieles digitaler, ganz ohne Papier geht es aber nicht. Das Ziel einer Teilnehmerin aus Sachsen-Anhalt, die mit ihrer Tochter dabei war: „Papier ganz weg, das wird nicht gehen. Aber zu reduzieren ist total gut. Das restliche Papier möchte ich so sortieren, dass wir es direkt wiederfinden.“ Impulse und Anregungen dafür habe sie mitgenommen. Typisches Beispiel: Lieferscheine landen meist verschmutzt irgendwo auf dem Hof, etwa wenn Futter geliefert wird. Abhilfe schafft hier ein gut platzierter extra Briefkasten, deutlich beschriftet mit dem Wort „Lieferscheine“.

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