Ein Scanner für das Agrarbüro – So finden Sie den Richtigen

In landwirtschaftlichen Büros verbringen Betriebsleiter/innen immer mehr Arbeitszeit am Schreibtisch, um alle Dokumentationsverpflichtungen zu bewältigen. Jedes Dokument innerhalb von einer Minute zu finden, ist für viele ein Traum. Ein digitales Archiv kann dazu beitragen, diesen Traum wahr werden zu lassen. Nach dem ersten Einpflegen der Dokumente ist es eine echte Arbeitserleichterung. Ein guter Scanner erleichtert die Büroarbeit und ist Voraussetzung für ein „papierarmes Büro“. Was muss ein Scanner können?

Optimal sind Modelle, die den sogenannten Duplex-Scan beherrschen.
Sie erfassen auch Belege, die beidseitig bedruckt sind. So geht die Arbeit gut von der Hand, Erfolgserlebnisse lassen nicht lange auf sich warten, außerdem macht es Spaß. Mit einem „Rutsch“ wird ein ganzer Papierstapel eingescannt, der Einzug erfolgt Blatt für Blatt automatisch. Bei den meisten Geräten können zwischen 25 und 60 Blätter auf einmal in das Eingabefach gelegt werden. Bis zu 27 beidseitig bedruckte Blätter pro Minute muss ein guter Scanner leisten können, besser 40. Je mehr Sie scannen wollen, umso größer sollte die Zahl sein. Und: Je schneller der Scanner, desto höher der Preis.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme.
Wie viele Dokumente werden Sie pro Tag scannen? Wie ist die Tagesleistung des Scanners? Das findet man in der Bedienungsanleitung. Zum Beispiel 1.500 oder 3.500 Scans. Auf den ersten Blick scheint das für die meisten landwirtschaftlichen Büros ausreichend zu sein. Doch vor allem am Anfang, wenn alle Papierstapel digitalisiert werden, muss das Gerät Höchstleistungen erbringen.

Für ein gutes Ergebnis ist auch die Bildauflösung entscheidend.
Diese wird in dpi (dots per inch / Punkte pro Zoll) gemessen. Als Richtwert für Texte gilt ein Wert zwischen 300 und 600 dpi. Ein guter Scanner erkennt auch weiße Seiten. Unverzichtbar ist das Scannen in Farbe. Hier entscheidet die Farbtiefe, gemessen in Bit (Binary Digit). Die Farbtiefe gibt an, wie viele verschiedene Farbabstufungen ein Bild gleichzeitig darstellen kann. Je höher die Bit-Anzahl ist, umso mehr Farbabstufungen sind möglich. Für Belege reicht der Standardwert von 24 Bit. Es sei denn, man hat hohe Ansprüche an das Scan-Ergebnis, zum Beispiel bei Bildern.

Ganze Stapel und OCR-Zeichenerkennung
Achten Sie auf das Kleingedruckte! Können unterschiedliche Papierformate (z. B. Parkquittung und DIN A4-Rechnung) gleichzeitig in den Einzug gelegt werden? Praktisch ist, wenn auch gemischte Stapel mit unterschiedlichen Belegen gescannt werden können. Das ist bei der Beleg-Archivierung in der Buchführung besonders wichtig.

Ohne OCR-Zeichenerkennung geht es nicht! OCR steht für Optical Character Recognition. Ein solches Gerät erkennt Buchstaben, Zahlen und Zeichen, obwohl die Datei eigentlich ein Bild ist. Durch diese Technologie werden gescannte Dokumente umgewandelt in Dateien, die durchsucht werden können. OCR muss ein Scanner auf jeden Fall haben! Denn man findet in Nullkommanix Belege.

Vorsicht vor Schnäppchen
Nicht jedes Angebot ist das beste! Vermeintliche Schnäppchen entpuppen sich im Nachhinein oft als Eigentor, wenn es keinen Support gibt. Denn wenn es mal nicht so klappt wie gehofft, ist es hilfreich, einen Hersteller oder Fachhändler in der Hinterhand zu haben, den man anrufen kann. Zu jedem Scanner gehört eine Software. Windows, Mac oder Linux - Mit welchem Betriebssystem muss das Gerät kompatibel sein? Ist eine Cloud-Verbindung nötig, um Daten auch dort zu sichern? Soll das Gerät mit dem Smartphone verbunden werden, um eine App zu nutzen? Ist eine WLAN Verbindung möglich oder reicht ein USB-Anschluss? Muss der Scanner transportiert werden oder bleibt er stehen? Falls er transportiert werden soll, achten Sie auf sein Gewicht.

Die Auswahl ist riesig.
Unter testberichte.de sind alle Tests aus über 750 Fachmagazinen gesammelt. In diesem größten deutschen Onlineportal für professionelle Warentests hatten folgende Dokumentenscanner die Nase vorn: Brother ADS-3600W, Avision AD215, Kodak Alaris Scanmate i1190WN. Diese Scanner erfüllen die oben genannten Voraussetzungen. Diese Modelle kosten mindestens 500 Euro. Das ist gut investiertes Geld und als Betriebsausgabe absetzbar. In Fachkreisen werden auch günstigere Varianten diskutiert. Treffen Sie Ihre eigene Entscheidung!

Dokumentenmanagementsysteme helfen
Damit eine Verwaltung der gescannten Dateien einwandfrei funktioniert, ist eine zusätzliche Software (Dokumentenmanagementsystem = DMS) erforderlich. Mit Hilfe dieser Software können beispielsweise Absender, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum… automatisch eingelesen werden. Wenn alles funktioniert, ist auch das Tag für Tag eine echte Arbeitserleichterung im Agrarbüro!