Die Gästemappe - Information in kompakter Form

Sie ist ein wichtiges Medium für Ferienhöfe, um das eigene Image und die Gästebindung zu verbessern.
Ob als gebundenes Buch, auf dem Tablet oder als App- eine Gästemappe ist ein wichtiges Kommunikationsmittel. 

Wo sonst kann der Gast sich einen schnellen Überblick über den Betrieb und seine Umgebung, Region, Angebote und Aktivitäten auf dem Hof oder in näherer Umgebung verschaffen. In aller Ruhe beim Frühstück stöbert der Urlauber gern darin und entdeckt so manche Möglichkeit für Ausflüge, Aktivitäten bei Regenwetter, Adressen mit Regionalen Spezialitäten und/oder Hofprodukte als Geschenk für die daheim gebliebenen. So lassen sich auch attraktive Zusatzverkäufe für den Hof oder entsprechende Partner gut in der Gästemappe lancieren.

Was gehört rein?
Der Text muss spannend, lebhaft und freundlich gestaltet sein. Schließlich soll das Informationsmedium kurzweilig über die wichtigsten Dinge in Ihrem Betrieb informieren.
Zu Beginn bietet sich die Vorstellung des Betriebes an. Stellen Sie die typischen Eigenschaften heraus, die auch dazu geführt haben, dass die Gäste bei Ihnen ihre Ferien verbringen möchten. Ein schönes Bild Ihres Betriebs zusammen mit der Gastgeberfamilie passt da perfekt rein.

Natürlich nimmt  die Zusammenstellung und Gestaltung einiges an Zeit in Anspruch. Der Deutsche Tourismusverband (DTV) hat  ein kostenloses Merkblatt „Checkliste für den Gastgeber - Form und Inhalt einer Infomappe“ für klassifizierte Gastgeberbetriebe dazu erarbeitet. Eine hilfreiche Orientierungshilfe als gutes Grundgerüst zur Vorlage  für die Gestaltung einer neuen  bzw. vorhandenen Infomappe.

An Inhalten wird empfohlen:

• Informationen zum Ferienobjekt und zur persönlichen Gästebetreuung im vorderen Teil
• Informationen und Flyer zum Ort/zur Region im hinteren Teil (Öffnungszeiten und Eintrittsgebühren, Stadtplan, Einkaufsmöglichkeiten etc.)
• Erreichbarkeit des Gastgebers sowie Auflistung aller wichtigen Telefonnummern (z. B. Telefonnummer, Anschrift – wenn nicht im gleichen Haus, Zeiten der Erreichbarkeit)
• Nutzungsmöglichkeit von bestimmten Einrichtungsgegenständen und Angeboten (z. B. Mitnutzung von Waschmaschine, Trockner, Abstellraum, Saunazeiten, Fahrradverleih)
• Freizeitangebot und persönliche Gästebetreuung durch den Gastgeber (z. B. regelmäßige Grillabende, Führungen) oder
• Allgemeine Wünsche an den Gast (z. B. Informationen zur Mülltrennung, Parkmöglichkeiten/- regelungen, wo ist was zu finden – was muss berücksichtigt werden)
• Konzentration der Informationen auf das Wesentliche. Weniger ist dabei manchmal mehr!

Alle Serviceleistungen sollen hier noch einmal präsentiert werden, damit der Gast sie sofort genießen kann. Die kostenlosen Leistungen sind hier auch noch einmal herauszustellen damit die Wertschätzung durch den Gast passiert.

Der Ton macht die Musik
Haus- und Hofregeln haben oftmals einen strengen Ton, der den Gast nur wenig dazu verleitet, sich intensiv mit dem Regelwerk zu beschäftigen. Oftmals schrecken bereits zu Beginn negative oder zu sehr bestimmende Formulierungen viele Gäste ab, die Hausordnung zu lesen.
Auf dem Bauernhof gibt es Gefahrenpunkte wie landwirtschaftliche Verkehrswege und Maschinen, Regeln zur Sicherheit insbesondere für die kleinen Gäste. Diese notwendigen Anliegen an die Gäste sollten freundlich und verständnisvoll formuliert werden. Positive Formulierungen werden besser verstanden, sie wirken kompetenter. Es sollten keine Verbote ausgesprochen werden. Die  Anliegen sollten vielmehr als Bitte oder Information beschrieben werden.

Einige Beispiele für charmant ausgedrückte Hausregeln:

• Statt „Rauchen verboten“ – „Danke, dass Sie hier nicht rauchen.“
• Statt „Am Abreisetag ist die Ferienwohnung bis 10 Uhr zu räumen“  –  „Damit die nächsten Gäste zeitig in eine saubere Ferienwohnung einziehen können, bitten wir Sie, die Wohnung am Abreisetag bis 10 Uhr frei zu geben.
• Statt: „Nachtruhe ist einzuhalten von 22 Uhr bis 07 Uhr“- „ Für das Einhalten der Nachtruhe bedanken wir uns auch im Interesse der anderen Gäste.

Unverzichtbar für Sterne
Bedeutung kommt der Gästemappe auch bei der Klassifizierung nach den Kriterien des Deutschen Tourismusverbandes zu. 
Dort gehört eine Gästemappe zu den Mindestkriterien für Sterneferien. Diese kann dem Gast digital, analog oder als App zur Verfügung gestellt werden.

Passend zum Angebot
Die Optik der Gästemappe spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Sie sollte stets zum  sonstigen Erscheinungsbild des Betriebes passen. Schriften und Logos müssen dem offiziellen Corporate Design entsprechen. Ob Ordner oder eine gebundene Mappe ist Geschmackssache. Beim Ordner können einzelne Blätter schnell ausgetauscht werden. Eine gebundene Mappe wirkt dafür edler. Das Erscheinungsbild muss ebenso wie die Aktualität regelmäßig vor der Saison überprüft werden.
Ihre Gästemappe, ob selbst entworfen oder mit Hilfe einer Vorlage erstellt, sollte immer individuell auf Ihren Bauernhof abgestimmt sein und das Besondere Ihrer Ferienunterkunft spürbar machen. Sie ist als Spiegel Ihres Betriebes und Ihres Angebotes genauso marketingwirksam wie beispielsweise eine interessant gestaltete Homepage, die regionaltypische Hofanlage und der herzliche Empfang.

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