Die digitale Gästemappe

Die Digitalisierung bietet ungeahnte Möglichkeiten. Auch vermeintlich einfache Dinge, wie die Gästemappe in einer Ferienunterkunft, können von Papier auf digital umgestellt werden.

Die Gästemappe ist oft das Erste, was Gäste in die Hand nehmen, sobald Sie eingecheckt haben. Sie informiert zum einen über wichtige Fakten rund um die Unterkunft. Sie ist aber auch eine gute Plattform, um zusätzliche Angebote und Serviceleistungen zu bewerben. In der Regel liegt eine Gästemappe in jeder Wohneinheit aus. In vielen Betrieben ist sie Sorgenkind, denn sie sieht nicht immer gut aus. Oft fehlt die Zeit, sie zu pflegen. Zerlesene, verknickte und herausgerissene Seiten machen keinen guten Eindruck. Abhilfe kann eine digitale Gästemappe schaffen. Auch die braucht Pflege, ist aber einfacher zu aktualisieren und sieht immer schick aus.

Pro Wohneinheit ein Tablet?

Die teuerste Möglichkeit einer digitalen Gästemappe: Jede Wohneinheit wird mit einem Tablet ausgestattet. Der Betrieb muss dafür tief in die Tasche greifen. Und mit der Anschaffung ist es nicht getan. Die Geräte veralten schnell, und mit alten Geräten hat der Gast keinen Spaß. Die Geräte müssen außerdem bei jedem Bettenwechsel mitgereinigt und regelmäßig gewartet werden. Und was passiert, wenn der Gast das Tablet beschädigt? Oder es sogar klaut? Hinzu kommt, dass die meisten Gäste lieber ihre eigenen Geräte nutzen möchten.

Die App

Möglichkeit 2 wäre eine App. Der Gast muss diese App herunterladen. Der Betrieb muss sie auf dem neuesten Stand halten und regelmäßig Daten einpflegen. Nachteil: Apps stehen in der Regel nicht für alle Betriebssysteme zur Verfügung. Das heißt, man erreicht nicht alle Gäste. Statistisch gesehen nutzen die meisten Gäste Android gefolgt von Apple iOS. Der Rest fällt hinten über. Es gibt allerdings auch Anbieter, die parallel eine Progressive-Web-App anbieten. Das heißt, der Gast kann per Internetbrowser auf die Inhalte zugreifen und muss nicht extra eine App herunterladen. Egal ob klassische App oder Web-App, es muss Geld in die Hand genommen werden. Es sei denn, Sie sind Programmierer und haben das nötige Know-How für die Erstellung einer eigenen App.

Die Gäste nutzen ihr eigenes Mobilgerät
Inzwischen sind über 90 Prozent der Deutschen online. Dabei ist das Smartphone das beliebteste Gerät, um ins Internet zu kommen. Der Gast hat sein Smartphone oder Tablet also so gut wie immer im Einsatz. Deshalb bietet sich ein digitales Service-System an. Das funktioniert so: Die Gäste nutzen das eigene Gerät und verbinden sich mit dem WLAN. Dann landen sie direkt auf dem digitalen Gäste-Service-System. Hier kann der Gastgeber den Gast persönlich ansprechen: „Herzlich Willkommen Familie Mustermann!“. Das geht bei einer analogen Gästemappe auch, aber nicht so einfach und vom Büro-PC aus.
Wer kein Mobilgerät hat oder im Urlaub darauf verzichten möchte, bekommt das Gäste-Service-System am Smart-TV.
Voraussetzung für diese Technik ist eine stabile WLAN-Verbindung. Sonst tun Sie Ihren Gästen keinen Gefallen.

Das spricht für digital
Die Gästemappe digital statt in Papierform zur Verfügung zu stellen, bringt ihr maximale Aufmerksamkeit. Sie wird anders gelesen. Die Gäste sind neugierig auf die andere Technik. Sie können per Knopfdruck zusätzliche Leistungen (z.B. Hofführung) buchen. Man kann die Gäste auf zusätzliche Angebote hinweisen oder ihnen online Zeitungen zur Verfügung stellen. Digital kann also einen Mehrwert für den Gast bedeuten.

Auch der Gastgeber hat einen Mehrwert: Das Einpflegen der Daten ist einfach, wenn man ein Faible hat. Es kann zentral vom Betriebsbüro erfolgen. Man muss dafür nicht in jede Wohneinheit. Die Reinigung der Mappen entfällt, ebenso die Kontrolle, ob die Mappe noch komplett ist.

Eine digitale Gästemappe macht sich nicht von selbst.
Es muss einen Verantwortlichen geben, der sich um die Technik kümmert und die Daten auf dem Laufenden hält. Dieser muss ein Händchen für EDV und Technik haben. Er füllt die digitale Mappe, aktualisiert sie, begrüßt die Gäste und ist ansprechbar bei Problemen. Das funktioniert ähnlich wie das Befüllen der Internetseiten und läuft nicht nebenher, sondern ist fester Bestandteil des Arbeitstages.

Nicht ausschließlich, sondern zusätzlich
Es wird immer mehr digital kommuniziert, warum also nicht auch in der Gästemappe? Es ist ein innovativer Schritt. Die Kehrseite der Medaille: Was ist, wenn die Technik streikt oder das WLAN klemmt? Dann klappt nichts.

Gerade die jüngere Generation ist digital, und das sind die Gäste von morgen. Doch nicht alle Gäste kommen mit der Technik klar und sind internetaffin. Einige Gäste werden begeistert sein, andere nicht. Für Letztere und für WLAN-Störungen sollten Sie zusätzlich eine „echte“ Gästemappe parat haben.