Ausdrucken und Abheften war gestern!

Immer mehr Geschäftspost landet nicht mehr im Briefkasten, sondern in der Mailbox. Alle elektronischen Belege, Rechnungen und Co. müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dahinter stecken die GoBD.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sind wenig bekannt und schon gar nicht beliebt. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen uneingeschränkt. Sie betreffen sämtliche steuerlich relevanten Dokumente, die betriebliche Handy-Rechnung ebenso wie die Abrechnung vom Strohverkauf, die per E-Mail ankommen. Im Einzelnen wird geklärt, wann gebucht werden muss und wie und was elektronisch gespeichert werden muss. Wie sehen die Dokumentationspflichten aus und welche Speichermedien dürfen eingesetzt werden? Wie kann ein Betriebsprüfer auf die Daten zugreifen?

In erster Linie klingt all das nach viel Bürokratie, Zusatzaufwand und trockener Theorie. Ist es auch!
Im Klartext steckt dahinter: Elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Experten empfehlen, Dateien im pdf- oder tif-Format zu speichern. Beides sind Formate, die wahrscheinlich auch in zehn Jahren noch lesbar sein werden. Doch nicht nur Belege aus eigenen EDV-Systemen sind innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufzubewahren. Auch elektronisch empfangene Geschäftsbriefe müssen archiviert werden. Und nicht nur das: Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen diese Dokumente jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Unveränderbarkeit
Regel Nummer 1: Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann. Alle Daten müssen vor Verlust und einer nachträglichen Änderung (als pdf-Datei oder im tif-Format) geschützt sein. Das wird gewährleistet z.B. durch tägliche automatische Datensicherungen und mehrfach redundante Datenspeicher. Die Dateien dürfen im Nachhinein nicht verändert werden. Auch die Historie muss immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen deutlich kenntlich gemacht werden.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Die digitalen Aufzeichnungen müssen nach den GoBD so übersichtlich erfolgen, dass auch ein Außenstehender sich schnell einarbeiten kann. Wenn also der Prüfer ins Haus kommt, muss er alle steuerrelevanten Buchungen verstehen und schnell überprüfen können. Die GoBD sprechen von der „Nachvollziehung der Geschäftsvorfälle durch einen sachkundigen Dritten“. Mit einer speziellen Software können Sie dem Betriebsprüfer auch Zugriff auf Ihre Daten geben, so dass dieser direkt die Buchungen prüfen kann. Dafür müssen Sie ihn freischalten.

Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle Buchungen müssen vollständig, lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden. In den GoBD ist von der „lückenlosen Einzelaufzeichnungspflicht“ die Rede. Dabei können besondere Scanner helfen, mit denen man ohne großen Aufwand Belege direkt hochladen kann. Mit speziellen Apps auf dem Tablet oder Smartphone geht dies sogar von unterwegs aus. Eine Software bucht Belege im Hintergrund automatisch. Hier ist der Betriebsleiter verantwortlich. Denn er muss dafür Sorge tragen, dass alle Belege, die hochgeladen werden, den Originalbelegen entsprechen. Achten Sie bei der Anschaffung einer Software darauf, was sie alles kann. Eine gute Software hilft bei der Erfassung der Belege, indem sie automatische Vorschläge der geeigneten Kategorien macht und prüft, ob zum Beispiel IBAN, BIC, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID stimmen.

Zeitnahe Erfassung und Ordnung
Kampf dem Chaos! Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden. Am besten fahren Sie hier mit Konsequenz. Sollten Sie dennoch einmal etwas vergessen, erinnert Sie die Software daran, dass gegebenenfalls eine korrigierte Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt notwendig ist. Zusätzlich kümmert sie sich darum, dass alle Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Kassenaufzeichnungen müssen grundsätzlich täglich erfolgen.

Sonderfall E-Mail: Ausdrucken reicht nicht zur Archivierung!
Kein Tag ohne E-Mail! In allen Branchen hat die elektronische Post Einzug gehalten. Gegenüber dem Postweg spart sie Zeit und Geld. Auf E-Mails sollten Sie ein besonderes Augenmerk legen. Immer, wenn sie einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist sie in Einklang mit den GoBD zu archivieren.

Wenn zum Beispiel die Telefonrechnung per E-Mail kommt und nicht mehr mit der Post, gilt folgendes: Die Rechnung ist als Anhang beigefügt, die E-Mail selbst übernimmt den Job als Briefumschlag. Das bedeutet: Die Anlage muss archiviert werden, die E-Mail kann weg.

Sobald jedoch etwas Geschäftliches in einer E-Mail steht, muss sie aufgehoben werden. Es reicht nicht, diese auszudrucken!

Wenn Sie Geschäftliches per Mail verschicken, sollten Sie in die E-Mail lediglich Standardtexte schreiben. Inhaltlich wichtige Informationen gehören in die Anlage. Damit tun Sie Ihren Geschäftspartnern einen großen Gefallen! Herausforderungen sind allerdings die eingehenden Mails. Denn bei denen muss man im ungünstigstem Fall immer Mail und Anlage aufheben.

Tipp: Outlook speichert E-Mails im Explorer. Dafür im Menüpunkt Datei den Befehl speichern unter wählen. Praktisch ist die Funktion, den Betreff einer E-Mail ändern zu können. Dafür einfach in die Betreffzeile klicken und ändern. Das erleichtert das Archivieren ungemein.

Ungeklärt ist, was passiert, wenn eine Rechnung auf postalischem und digitalem Weg ankommt. In den GoBD steht dazu nichts.

Word und Excel oder eine Spezialsoftware?
Viele Unternehmer denken, dass Sie Ihre Buchführung mühelos und GoBD-konform mit gängigen Office-Programmen wie Microsoft Word oder Excel erledigen können. Bei genauer Betrachtung fallen die Grenzen dieser einfach erscheinenden Lösungen im Hinblick auf die GoBD deutlich auf. Ausgangsbelege wie Angebote oder Rechnungen sind im Nachhinein veränderbar, werden häufig nicht zeitnah archiviert oder sind nicht lückenlos vorhanden, wenn es an den Jahresabschluss geht. Eine GoBD-konforme Software unterstützt Sie hier besser. Damit sparen Sie sich Aufwand und Ärger.

Eine Investition, die sich lohnt. Software, Scanner und eine einführende Schulung sind ab 1.000 Euro zu haben. Es gibt auch kostenlose Programme, die aber eher für private Nutzer interessant sind. Unternehmen sollten schon Aufgrund der Wichtigkeit einer sauberen und korrekten Ablage auf die gebührenpflichtigen Dokumentenmanagementsysteme setzen.

Ein weiterer Pluspunkt für eine Spezialsoftware: Viele Unternehmer fühlen sich angesichts der Vielzahl der neuen Regelungen überfordert. Eine Software ist in diesen Fällen eine wertvolle Hilfe für die Einhaltung der Regelungen. Verstöße gegen die GoBD können so vermieden werden. Eine gute Software erinnert zudem an gesetzliche Fristen.

Landwirtschaftliche Unternehmen in der Verantwortung, nicht das Steuerbüro
Ob Hofladen, Ferienhof oder Abokisten- Jeder Betrieb ist anders. Und auch die Abläufe in den einzelnen Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Deshalb werden in den GoBD keine genauen Aussagen zu Form, Inhalt und Umfang der erforderlichen Unterlagen getroffen. Solange die grundsätzlichen Vorgaben eingehalten werden, kann der Steuerpflichtige selbst darüber entscheiden. Voraussetzung: Die vier Säulen stimmen. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Verständlichkeit und Richtigkeit, zeitnahe Erfassung und Ordnung. Übrigens: Jeder Steuerpflichtige ist „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich. Das betrifft alle möglichen Fehler bei der digitalen Buchführung, für Versäumnisse bei der vorschriftsmäßigen Verfahrensdokumentation, bei der Archivierung oder den Datenzugriffsmöglichkeiten für die Finanzverwaltung. Das gilt auch, wenn ein Mitarbeiter oder ein Steuerbüro damit beauftragt wurde – allein der Betriebsleiter trägt die Verantwortung.

Zauberwort Verfahrensdokumentation
Neue Vorgaben – neue Anpassungen! Wichtig für jeden Betrieb ist die Prozessdokumentation, auch als Verfahrensdokumentation bezeichnet. Unternehmen sollten hierauf besonderes Augenmerk legen, darauf weist die Finanzverwaltung explizit hin. Dahinter steckt: Unternehmen müssen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente empfangen, erfasst, digitalisiert, bearbeitet, weitergegeben und aufbewahrt werden. Diese Dokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens offenlegen. Der Sinn dieser Regelung: Betriebsprüfer müssen alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können. Im Klartext: Es muss aufgeschrieben sein, wer was wann macht. Jede Stornobuchung muss dokumentiert werden. Jeder Betrieb sollte eine Übersicht haben, welche Systeme und Programme genutzt werden. Im Falle einer Prüfung müssen auch die Bedienungsanleitungen der verwendeten Geräte und Software griffbereit sein.

Die GoBD als Chance
Diese neuen bürokratischen Vorgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt. Doch er kann auch von der Digitalisierung profitieren. Was durch die GoBD zur Pflicht wird, kann nützlich sein. Denn hier wird nichts Anderes verlangt als die digitale Archivierung digitaler Dokumente. Auch kleine Unternehmen können jetzt das aufbauen, was bisher großen Unternehmen vorbehalten war: Ein eigenes digitales Archiv, in dem man nach jedem beliebigen Dokumenteninhalt suchen und jedes Dokument ohne großen Aufwand wiederfinden kann. Ähnlich wie bei Google. Jeder Mitarbeiter erhält schnellen Zugriff auf seine wichtigen Dokumente und das komplette Unternehmenswissen, für das er freigeschaltet ist. Das erspart viel Zeit bei der täglichen Suche nach Informationen. Positiver Nebeneffekt: Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Allerdings darf das Papier nicht einfach so vernichtet werden. Der Prozess der Papiervernichtung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Anders formuliert: Es muss dokumentiert werden, wie der Schredder funktioniert und wer ihn bedient. Für die Praxis: Legen Sie die Bedienungsanleitung bereit und schreiben Sie den Namen des Verantwortlichen darauf.