Die E-Rechnung kommt 2025 - das müssen Sie wissen!

Änderung im Agrarbüro: Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zwischen Unternehmen Pflicht. Was ändert sich? Ist eine pdf-Datei eine E-Rechnung? Welche Schonfristen gelten? Gibt es Vorteile? Wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengestellt.

Eine pdf-Rechnung ist keine E-Rechnung.
Eine Rechnung, die in eine pdf-Datei umgewandelt und per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Warum nicht? Sie wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Doch pdf-Dateien sind Bilder ohne weitere Informationen. Der Empfänger kann sie nicht ohne Zwischenschritte (etwa Texterkennung) digital weiterverarbeiten.

Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz.
Das Zauberwort heißt „medienbruchfreier Rechnungsaustausch“. Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisch empfangen und weiterverarbeitet. Sie ist zwar für das menschliche Auge nicht sichtbar, kann aber von elektronischen Programmen gelesen werden.

In Deutschland gibt es einen Plan bis 2028.

• Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
• Ab 2026 müssen Unternehmen E-Rechnungen verschicken können.
• Eine Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR.
• „Sonstige Rechnungen“ sind pdf- oder gescannte Papierrechnungen. Diese dürfen bis Ende 2026 gestellt werden. Allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Das kann konkludent verlaufen. Soll heißen: Der Empfänger muss nicht schriftlich zustimmen. Es reicht aus, wenn er das Verfahren stillschweigend akzeptiert.
• Gut zu wissen: Derzeit gibt es noch eine Ausnahme für Kleinstbetragsrechnungen (unter 250 EUR brutto). Ab 2028 spielt die Höhe der Rechnung keine Rolle mehr.
• Für bestehenden dynamischen Datenaustausch (in Form von so genannten EDI-Schnittstellen) gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Nach 2028 greifen keine Ausnahmeregelungen mehr, die E-Rechnung ist dann für alle Unternehmen Pflicht. Der Gesetzgeber sieht keine Vereinfachung für Kleinunternehmer und pauschalierende Land- und Forstwirte vor.

Übrigens: Deutschland ist nicht der Vorreiter in Sachen E-Rechnung. Italien, Polen und Frankreich sind in diesem Bereich wesentlich weiter.

XRechnungen und ZUGFeRD
In Deutschland werden aktuell zwei Formate akzeptiert: XRechnungen und ZUGFeRD.

Bei der XRechnung gibt es nur noch einen XML-Anhang. XML steht für Extensible Markup Language, übersetzt "erweiterbare Beschreibungssprache". Dahinter steckt eine Programmiersprache. Optisch ähnelt die XRechnung einer html-Seite im Internet. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung nicht lesen, es ist nur „Datensalat“ zu erkennen. Er kann sie aber mit entsprechender Software weiterverarbeiten. XRechnungen sind nicht neu, sie kommen im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz.

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist eine hybride Form, es werden pdf-Rechnungen mit einem Anhang im XML-Format erstellt. Das ist für kleinere Betriebe besonders in der Anfangsphase praktisch, da sie die Rechnungen wie gewohnt lesen und verarbeiten können.

Wie gelangt die E-Rechnung von A nach B?
Bisher schreibt der Gesetzgeber nicht vor, wie E-Rechnungen übermittelt werden. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist die Speicherung. E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre (nach § 147 Abgabenordnung). Dabei ist es egal, ob es Eingangs- oder Ausgangsrechnungen sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde. Beispiel: Eine Rechnung, die in 2024 erstellt wurde, muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden. Es greifen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Das heißt, alle Rechnungen müssen in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden und während der Aufbewahrungsfrist zugänglich sein. Wer ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzt, erfüllt möglicherweise schon die Vorgaben, denn viele DMS können bereits mit E-Rechnungen umgehen. Hier wird in nächster Zeit sicher nachgerüstet werden.

Technische Ausstattung
Zum Erstellen einer E-Rechnung ist mehr als eine E-Mail-Adresse nötig. Es ist eine Software erforderlich, die Rechnungen in einem gültigen XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann. Das kann eine kostenlose Software sein. Entscheidend ist der Datenschutz, da Rechnungen sensible und persönliche Daten enthalten. Es gibt ausführlichere Programme, für die man einmalig, monatlich oder jährlich bezahlt. Lesen Sie das Kleingedruckte! Der Server sollte in Deutschland stehen. Im Zweifel hilft ein Gespräch mit dem Steuerberater.

Arbeitsabläufe verändern sich.
Landwirte müssen ab Neujahr 2025 damit rechnen, dass ihnen E-Rechnungen zugeschickt werden. Da es Zeit und Portokosten spart, werden Geschäftspartner wie Genossenschaften und Landhandel vermutlich schnell auf E-Rechnungen umsteigen. Die E-Rechnung kommt per E-Mail, was passiert dann? In jedem Fall vereinfacht sie die Arbeit im Agrarbüro. Denn sie kann zum Beispiel in das Buchführungsprogramm hochgeladen werden. Das Programm analysiert die elektronischen Informationen “hinter” der Rechnung und macht Vorschläge, wie sie gebucht werden soll. Alternativ kann die Rechnung mit dem Online-Banking verbunden werden, die Überweisung ist dann im Handumdrehen erledigt.

Und der Mehrwert von E-Rechnungen?
Zwar ist die Neuerung zunächst mit Aufwand und Umstrukturierungen verbunden, Arbeitsabläufe ändern sich. Doch E-Rechnungen haben Vorteile. Sie geben schnell Antworten, Aktenwühlen war gestern! Welche Menge wurde geliefert? Welche Kostenstelle ist betroffen? Das spart Zeit und Nerven bei der Abrechnung. Lieferscheine, die die Rechnung begleiten, können so digitalisiert werden. Nicht zu unterschätzen: Die Fehleranfälligkeit geht gegen null. Denn es müssen keine Daten mehr per Hand eingegeben werden, lästige Zahlendreher sind ausgeschlossen. Wer E-Rechnungen versendet, spart Geld für Druck, Papier und Porto. Der Postweg entfällt, die Rechnung kommt schneller an und wird vielleicht auch schneller bezahlt. Im Gegensatz zur pdf-Rechnung enthält eine E-Rechnung zusätzliche wichtige Informationen für die weitere Verarbeitung. E-Rechnungen sind ein weiterer Schritt in Richtung digitale Ablage und vermeiden Pendelordner und Papierchaos.

Papierrechnungen sterben aus.
Nur noch acht Prozent der Unternehmen stellen Papierrechnungen aus. Das ergab eine Studie vom Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche (kurz: BITKOM). Vor fünf Jahren waren es noch 14 Prozent. Jedes vierte Unternehmen arbeitet in Sachen Rechnungen digital, also entweder im E-Rechnungsformat oder mit pdf-Dateien. Vor fünf Jahren waren es erst 53 Prozent.