Terminverwaltung mit Outlook

Outlook ist Bestandteil von Microsoft Office. Wer ein Software-Paket von Microsoft hat, hat Outlook möglicherweise an Bord. Outlook gibt es auch einzeln. Dann ist es aber relativ teuer, je nach Anbieter 100 EUR und mehr. Der Kalender von Outlook hat vielfältige Funktionen, die den Arbeitsalltag vereinfachen.

Wie kommen Termine in den Kalender? Wie immer führen bei Microsoft viele Wege zum Ziel. Am Computer klickt man auf den Tag und die Uhrzeit und schreibt. Mit dem Button Neu kann auch ein neuer Termin angelegt werden. Alternativ geht es mit einer Tastenkombination: "Strg + Shift + A". Eine weitere Möglichkeit bietet die rechte Maustaste. Es erscheint eine Art Formular, in das die Einzelheiten zum Termin eingegeben werden: Worum geht es? Wann und wo? Wie lange? Hier können auch Notizen zum Termin hinterlegt werden. Am Smartphone öffnet sich ein solches Formular, wenn man mit dem Finger auf den entsprechenden Tag drückt.

 

Andere zum Outlook-Termin einladen
Wer Termine mit mehreren Personen plant, kann diese direkt über Outlook einladen. Voraussetzung: Die anderen Teilnehmer nutzen ebenfalls Outlook. In der Outlook Kalenderansicht wird ein neuer Termin erstellt, es erscheint ein Formular. Dort kann eine Nachricht an die Teilnehmer eingegeben werden, die dann in der E-Mail-Einladung erscheint. Im Menüband Termin gibt es einen Button Teilnehmer einladen. Hier werden die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer eingegeben. Der Eingeladene bekommt eine Mail und kann dann entscheiden, ob er den Termin annimmt oder nicht. Der Absender bekommt darüber eine Nachricht. Diese Funktion von Outlook ist gerade in größeren Betrieben sehr praktisch.

 

E-Mails in Termine umwandeln
Viele Einladungen kommen inzwischen per E-Mail. Wer einen Papierkalender führt, druckt die Einladungen aus. Wer einen elektronischen Kalender nutzt, kann aus dieser Mail einen Termin machen. Ist die Mail geöffnet, klickt man im Menüband Nachricht auf den Button Verschieben und wählt dort die Option Kalender aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man den Termin auswählen muss. Der ehemalige Betreff der Mail ist automatisch der Titel des Termins. Über den Button speichern & schließen speichert sich der Termin im Kalender. Vorteile: Die Mailbox bleibt schlank, und die Einladung mit allen nötigen Daten zum Termin sind im Kalender beim richtigen Termin zu finden.