So bleibt Ihre Mailbox immer schlank

Kein Tag ohne E-Mail. Übervolle Mailboxen sind kaum zu bewältigen und kosten Unmengen Zeit. Wer eine feste Prozedur für die elektronische Post hat und sich strikt daranhält, erledigt sein E-Mail-Management routiniert und schnell.

Clevere Ordnernamen helfen. Der alphabetischen Sortierung wird ein Schnippchen geschlagen, indem die Ordner nummeriert werden. „1_Diese Woche erledigen“, „2_Bei Gelegenheit bearbeiten“, „3_Lesen“, „4_Nachhaken“. So bleiben die Ordner immer in der gleichen Reihenfolge.

Die 1-Klick-Regel
Wer diese Regel konsequent anwendet, spart Zeit. Der „eine Klick“ bedeutet, dass man eine E-Mail nur ein einziges Mal anklickt. Schon beim ersten Öffnen entscheiden Sie, was mit ihr passiert: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, archivieren und/oder löschen. Es geht darum, dass eine E-Mail nicht erst geöffnet und kurz überflogen wird, um dann später zu entscheiden, was damit passieren soll. Denn diese Gewohnheit führt zu einem überfüllten Postfach und im Endeffekt zu mehr Stress.

So werden E-Mails automatisch wegsortiert
Nachrichten können automatisch je nach Absender oder Betreff in einen bestimmten Ordner wandern. So werden etwa alle E-Mails vom Tierarzt direkt in den Ordner Tierarzt einsortiert, ohne Umweg über den Posteingang. Hier hilft die rechte Maustaste. Klicken Sie die Mail, die in Zukunft automatisch einsortiert werden soll, mit rechts an. Im Kontextmenü verbirgt sich diese Funktion meist unter den Regeln.
Wichtig zu wissen: Werden Mails automatisch in Ordner geschoben, heißt es, die Ordner im Auge zu behalten. Ist etwas angekommen, sieht man das an einem Umschlag vor dem Ordner oder einer Zahl – je nach System.
Wer Mails auf dem Smartphone liest, muss aufpassen. Denn hier wird kein Maileingang gemeldet. Deshalb Augen auf, damit man nicht etwas verpasst.

E-Mails im Explorer speichern
Wer die E-Mails nicht in der Mailbox speichern möchte, kann sie auf dem Computer ablegen. Mit Outlook können Sie im Explorer gespeichert werden. Dafür im Menüpunkt DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER wählen. Die Mail des Futtermittelhändlers wird so in den entsprechenden Ordner gelegt und dann aus der Mailbox gelöscht. Vorteil: Die Mailbox bleibt schlank.

Der Betreff kann geändert werden
Viele E-Mails haben keinen oder einen nichtssagenden schlecht formulierten Betreff. Später eine bestimmte Mail wieder zu finden, ist dann fast unmöglich. In Outlook kann der Betreff einer E-Mail im Posteingang nachträglich geändert werden. Hierfür wird die E-Mail geöffnet, dann der alte Betreff markiert und überschrieben. Nun wird die E-Mail gespeichert. Sie wird jetzt mit dem neuen Betreff angezeigt.

Multitasking war gestern
E-Mail-Management ist nichts, was sich nebenher erledigt. Wer gleichzeitig telefoniert, mit Mitarbeitern spricht oder andere Dinge erledigt, ist nicht bei der Sache. Schnell ins Postfach, eine Mail überfliegen und eine Antwort tippen – das funktioniert nicht. Planen Sie täglich ein Zeitfenster dafür ein. Wenn Sie Ihre Mailbox bearbeiten, dann bearbeiten Sie Ihre Mailbox.

E-Mails in Termine umwandeln
Viele Einladungen kommen inzwischen per E-Mail. Outlook kann aus dieser Mail einen Termin machen, so verschwindet sie aus der Mailbox. Ist die Mail geöffnet, klickt man im Menüband NACHRICHT auf den Button VERSCHIEBEN und wählt dort die Option KALENDER aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem man den Termin auswählen muss. Der Betreff der Mail ist automatisch der Titel des Termins. Über den Button SPEICHERN & SCHLIESSEN speichert sich der Termin im Kalender. Vorteile: Die Mailbox bleibt schlank, und alle nötigen Daten zum Termin sind im Kalender beim richtigen Termin.